Faksi (lyhenne sanoista facsimile) tai telekopiointi tarkoittaa skannatun tulostusmateriaalin (sekä tekstin että kuvien) lähettämistä puhelinnumeroon, joka on liitetty toiseen tulostimeen tai muuhun tulostuslaitteeseen. Faksi siirtää asiakirjan sisällön digitaalisessa muodossa vastaanottavalle laitteelle, joka tulostaa siitä paperikopion tai tallentaa sen sähköisenä tiedostona.

Miten faksi toimii

Alkuperäinen asiakirja skannataan faksilaitteella (tai telekopiokoneella), joka muuttaa sisällön (teksti tai kuvat) bittikartaksi, jonka jälkeen bittikartta lähetetään puhelinjärjestelmän kautta. Vastaanottava faksilaite muuntaa koodatun kuvan uudelleen ja tulostaa paperikopion. Skannaus voi olla mustavalkoista tai väriä tukevissa laitteissa värillistä.

Tekniset standardit ja tiedonsiirto

Faksien yhteysprosessit on standardoitu, ja yleisimmissä perinteisissä fakseissa käytetään ITU:n määrittämiä protokollia (esim. ITU T.30). Modernimmat faksit ja monitoimilaitteet hyödyntävät myös erilaisia pakkaus- ja häviöttömiä pakkausmenetelmiä, kuten Modified Huffman (MH), Modified READ (MR) ja Modified Modified READ (MMR), joiden avulla siirrettävä data pakataan tehokkaammin.

Perinteiset analogiset faksit kulkevat tavallisen puhelinverkon yli ja käyttävät modemoituja signaaleja; ryhmä 3 (G3) -faksit toimivat tyypillisesti useiden kilobittien sekunninopeudella (usein 9,6–14,4 kb/s kehittyneissä laitteissa). IP-verkkoja käyttäville ratkaisuilla on omat protokollansa, kuten T.38, joka mahdollistaa faksin välittämisen reaaliaikaisesti VoIP-verkkojen yli (FoIP).

Käyttö, laitteet ja palvelimet

Monissa organisaatioissa faksit käsitellään nykyään sähköisesti faksipalvelimien kautta: saapuvat faksit otetaan vastaan ja tallennetaan digitaalisesti, minkä jälkeen ne ohjataan käyttäjille paperilla tai turvallisen sähköpostin välityksellä. Tällaiset järjestelmät vähentävät turhia tulosteita ja saapuvien puhelinlinjojen tarvetta sekä helpottavat arkistointia ja hakuja.

useimmat nykylaitteet ovat monitoimilaitteita (tulostus, skannaus, kopiointi ja faksi), ja tarjolla on myös pelkästään ohjelmistopohjaisia ratkaisuja, jotka vastaanottavat faksit sähköpostina (e-fax) tai tallentavat ne pilvipalveluun.

Turvallisuus ja oikeudellinen asema

Faksilla on tietyissä tilanteissa turvallisuusetuja: se käyttää perinteisesti erillistä puhelinlinjaa, jolloin viestin sieppaaminen vaatii fyysisemmän pääsyn puhelinverkkoon tai verkon kuuntelumahdollisuuden. Yritykset vertaavat silti usein faksia ja Internet-pohjaisia ratkaisuja, koska internet-välitteiset palvelut voivat olla käytännöllisempiä ja integroitavissa muihin järjestelmiin. Internetin kautta lähetettäessä arkaluonteinen tieto saattaa olla alttiimpi salakuuntelulle, ellei viestintä ole suojattu.

Salaus (salainen koodausjärjestelmä) voi kuitenkin tehdä Internet-viesteistä turvallisia. Monissa maissa faksilaitteet säilyttävät kannatusta liiketoiminnassa, koska laki saattaa tunnistaa faksatun allekirjoituksen sopimusta todistavana todisteena — toisin kuin digitaaliset allekirjoitukset joissain oikeudellisissa järjestelmissä. Toisaalta monet maat ovat ottaneet käyttöön lakeja, jotka tunnustavat sähköisiä allekirjoituksia, jolloin faksin merkitys vähenee.

Edut ja haitat

  • Edut: helppo ja laajalti tunnettua teknologiaa; toimiva käytännössä ilman erillisiä ohjelmistoja; joissain oikeudellisissa tilanteissa hyväksytty todiste; yksinkertainen integraatio perinteisiin toimistoprosesseihin.
  • Haitat: puhelinlinjoihin perustuvat faksit voivat olla hitaita; laatu rajoittuu usein skannausresoluutioon; turvallisuus riippuu käytetystä verkosta ja suojauksesta; ylläpito ja erilliset linjat voivat lisätä kustannuksia.

Nykyiset vaihtoehdot ja käytännön suositukset

Monet organisaatiot siirtyvät pilvipohjaisiin e-fax- ja skannausratkaisuihin, joissa saapuvat faksit vastaanotetaan PDF-tiedostoina sähköpostiin tai tallennetaan yrityksen dokumentinhallintajärjestelmään. Internet-pohjaiset palvelut ovat kasvattaneet kilpailua perinteisille laitteille, ja ne tarjoavat usein parempaa integraatiota, hakutoimintoja ja arkistointia.

Suosituksia faksin turvallisempaan käyttöön:

  • Käytä tarvittaessa salattuja faksiyhteyksiä tai e-fax-palveluita, jotka tukevat salausta ja TLS-yhteyksiä.
  • Rajoita pääsyä saapuviin fakseihin ja ota käyttöön auditoitavat palvelimet, jos lähetät arkaluonteista aineistoa.
  • Vältä tarpeetonta paperitulostusta ja hyödynnä suoraa sähköistä arkistointia.
  • Tarkista paikallinen lainsäädäntö sopimusten ja allekirjoitusten hyväksyttävyydestä sekä mahdollisuudesta käyttää sähköisiä allekirjoituksia.

Yhteenvetona: faksi on edelleen käyttökelpoinen ja joskus vaadittu tapa välittää asiakirjoja, mutta sen asemaa haastavat nykyaikaiset Internet-pohjaiset ja sähköiset ratkaisut. Organisaation tarpeista riippuen faksi, faksipalvelin tai täysin sähköinen dokumenttinhallinta voi olla paras vaihtoehto.