Faksi (telekopiointi) – määritelmä ja toimintaperiaate
Faksi (telekopiointi): selkeä määritelmä ja toimintaperiaate — miten asiakirjat skannataan, lähetetään puhelinverkon kautta ja vastaanotetaan turvallisesti yrityskäytössä.
Faksi (lyhenne sanoista facsimile) tai telekopiointi tarkoittaa skannatun tulostusmateriaalin (sekä tekstin että kuvien) lähettämistä puhelinnumeroon, joka on liitetty toiseen tulostimeen tai muuhun tulostuslaitteeseen. Faksi siirtää asiakirjan sisällön digitaalisessa muodossa vastaanottavalle laitteelle, joka tulostaa siitä paperikopion tai tallentaa sen sähköisenä tiedostona.
Miten faksi toimii
Alkuperäinen asiakirja skannataan faksilaitteella (tai telekopiokoneella), joka muuttaa sisällön (teksti tai kuvat) bittikartaksi, jonka jälkeen bittikartta lähetetään puhelinjärjestelmän kautta. Vastaanottava faksilaite muuntaa koodatun kuvan uudelleen ja tulostaa paperikopion. Skannaus voi olla mustavalkoista tai väriä tukevissa laitteissa värillistä.
Tekniset standardit ja tiedonsiirto
Faksien yhteysprosessit on standardoitu, ja yleisimmissä perinteisissä fakseissa käytetään ITU:n määrittämiä protokollia (esim. ITU T.30). Modernimmat faksit ja monitoimilaitteet hyödyntävät myös erilaisia pakkaus- ja häviöttömiä pakkausmenetelmiä, kuten Modified Huffman (MH), Modified READ (MR) ja Modified Modified READ (MMR), joiden avulla siirrettävä data pakataan tehokkaammin.
Perinteiset analogiset faksit kulkevat tavallisen puhelinverkon yli ja käyttävät modemoituja signaaleja; ryhmä 3 (G3) -faksit toimivat tyypillisesti useiden kilobittien sekunninopeudella (usein 9,6–14,4 kb/s kehittyneissä laitteissa). IP-verkkoja käyttäville ratkaisuilla on omat protokollansa, kuten T.38, joka mahdollistaa faksin välittämisen reaaliaikaisesti VoIP-verkkojen yli (FoIP).
Käyttö, laitteet ja palvelimet
Monissa organisaatioissa faksit käsitellään nykyään sähköisesti faksipalvelimien kautta: saapuvat faksit otetaan vastaan ja tallennetaan digitaalisesti, minkä jälkeen ne ohjataan käyttäjille paperilla tai turvallisen sähköpostin välityksellä. Tällaiset järjestelmät vähentävät turhia tulosteita ja saapuvien puhelinlinjojen tarvetta sekä helpottavat arkistointia ja hakuja.
useimmat nykylaitteet ovat monitoimilaitteita (tulostus, skannaus, kopiointi ja faksi), ja tarjolla on myös pelkästään ohjelmistopohjaisia ratkaisuja, jotka vastaanottavat faksit sähköpostina (e-fax) tai tallentavat ne pilvipalveluun.
Turvallisuus ja oikeudellinen asema
Faksilla on tietyissä tilanteissa turvallisuusetuja: se käyttää perinteisesti erillistä puhelinlinjaa, jolloin viestin sieppaaminen vaatii fyysisemmän pääsyn puhelinverkkoon tai verkon kuuntelumahdollisuuden. Yritykset vertaavat silti usein faksia ja Internet-pohjaisia ratkaisuja, koska internet-välitteiset palvelut voivat olla käytännöllisempiä ja integroitavissa muihin järjestelmiin. Internetin kautta lähetettäessä arkaluonteinen tieto saattaa olla alttiimpi salakuuntelulle, ellei viestintä ole suojattu.
Salaus (salainen koodausjärjestelmä) voi kuitenkin tehdä Internet-viesteistä turvallisia. Monissa maissa faksilaitteet säilyttävät kannatusta liiketoiminnassa, koska laki saattaa tunnistaa faksatun allekirjoituksen sopimusta todistavana todisteena — toisin kuin digitaaliset allekirjoitukset joissain oikeudellisissa järjestelmissä. Toisaalta monet maat ovat ottaneet käyttöön lakeja, jotka tunnustavat sähköisiä allekirjoituksia, jolloin faksin merkitys vähenee.
Edut ja haitat
- Edut: helppo ja laajalti tunnettua teknologiaa; toimiva käytännössä ilman erillisiä ohjelmistoja; joissain oikeudellisissa tilanteissa hyväksytty todiste; yksinkertainen integraatio perinteisiin toimistoprosesseihin.
- Haitat: puhelinlinjoihin perustuvat faksit voivat olla hitaita; laatu rajoittuu usein skannausresoluutioon; turvallisuus riippuu käytetystä verkosta ja suojauksesta; ylläpito ja erilliset linjat voivat lisätä kustannuksia.
Nykyiset vaihtoehdot ja käytännön suositukset
Monet organisaatiot siirtyvät pilvipohjaisiin e-fax- ja skannausratkaisuihin, joissa saapuvat faksit vastaanotetaan PDF-tiedostoina sähköpostiin tai tallennetaan yrityksen dokumentinhallintajärjestelmään. Internet-pohjaiset palvelut ovat kasvattaneet kilpailua perinteisille laitteille, ja ne tarjoavat usein parempaa integraatiota, hakutoimintoja ja arkistointia.
Suosituksia faksin turvallisempaan käyttöön:
- Käytä tarvittaessa salattuja faksiyhteyksiä tai e-fax-palveluita, jotka tukevat salausta ja TLS-yhteyksiä.
- Rajoita pääsyä saapuviin fakseihin ja ota käyttöön auditoitavat palvelimet, jos lähetät arkaluonteista aineistoa.
- Vältä tarpeetonta paperitulostusta ja hyödynnä suoraa sähköistä arkistointia.
- Tarkista paikallinen lainsäädäntö sopimusten ja allekirjoitusten hyväksyttävyydestä sekä mahdollisuudesta käyttää sähköisiä allekirjoituksia.
Yhteenvetona: faksi on edelleen käyttökelpoinen ja joskus vaadittu tapa välittää asiakirjoja, mutta sen asemaa haastavat nykyaikaiset Internet-pohjaiset ja sähköiset ratkaisut. Organisaation tarpeista riippuen faksi, faksipalvelin tai täysin sähköinen dokumenttinhallinta voi olla paras vaihtoehto.
Samsungin faksi
Historia
Langan välityksellä tapahtuva tiedonsiirto
Skotlantilainen keksijä Alexander Bain työskenteli kemiallis-mekaanisten faksityyppilaitteiden parissa, ja vuonna 1846 hän pystyi toistamaan graafisia merkkejä laboratoriokokeissa. Hän sai ensimmäisen faksipatentin vuonna 1843. Frederick Bakewell teki useita parannuksia Bainin malliin ja esitteli telefaksilaitteen. Italialainen fyysikko Giovanni Caselli keksi pantelegrafin. Hän otti käyttöön ensimmäisen kaupallisen telefaksipalvelun Pariisin ja Lyonin välillä vuonna 1865, noin 11 vuotta ennen puhelimen keksimistä.
Vuonna 1881 englantilainen keksijä Shelford Bidwell rakensi skannaavan valokuvakirjoittimen, joka oli ensimmäinen telekopiolaite, joka skannasi minkä tahansa kaksiulotteisen originaalin, eikä tarvinnut manuaalista piirtämistä tai piirtämistä. Saksalainen fyysikko Arthur Korn keksi Bildtelegraphin noin vuonna 1900. Sitä alettiin käyttää laajalti Manner-Euroopassa sen jälkeen, kun Pariisista Lontooseen lähetettiin vuonna 1908 halutun henkilön valokuva. Sen tärkeimpiä kilpailijoita olivat ensin Édouard Belinin Bélinograf ja 1930-luvulta lähtien Hellschreiber, jonka keksi vuonna 1929 saksalainen keksijä Rudolf Hell, mekaanisen kuvan skannauksen ja siirron uranuurtaja.
Lankapuhelimella tapahtuva lähetys korvattiin radiolähetyksellä ja vuodesta 1960 alkaen satelliittilähetyksellä. Digitaaliset järjestelmät ovat nykyään yleisiä. Nopeammat, tehokkaammat ja halvemmat faksilaitteet ovat mahdollistaneet sen, että myös pienet yritykset voivat omistaa faksilaitteen. Tekniikka on nyt maailmanlaajuista.
Kysymyksiä ja vastauksia
K: Mikä on faksi ja mitä se tarkoittaa?
V: Faksi on skannatun tulostusmateriaalin (sekä tekstin että kuvien) lähettämistä puhelinnumeroon, joka on liitetty tulostimeen tai muuhun tulostuslaitteeseen. Se tarkoittaa faksia.
K: Miten asiakirja siirretään faksilla?
V: Asiakirja skannataan faksilaitteella tai telekopiokoneella, joka muuttaa asiakirjan sisällön bittikartaksi. Sitten bittikartta lähetetään puhelinjärjestelmän kautta. Vastaanottava faksilaite muuntaa koodatun kuvan uudelleen ja tulostaa paperikopion.
K: Mitä etuja faksilaitteiden käytöstä on?
V: Faksilaitteet tarjoavat turvallisen tavan lähettää arkaluonteista materiaalia, joka voidaan salakuunnella, jos se lähetetään Internetin kautta. Joissakin maissa laki tunnustaa faksilla lähetetyt sopimukset, joissa on kopiot allekirjoituksista, mutta sähköiset allekirjoitukset eivät.
K: Miten Internet-viestit voidaan suojata?
V: Internet-viestejä voidaan suojata salauksella, joka on salainen koodausjärjestelmä.
K: Miksi faksitekniikka on joutunut kilpailemaan internetpohjaisten menetelmien kanssa?
V: Faksitekniikka on joutunut kilpailemaan internetpohjaisten menetelmien kanssa, koska ne ovat usein kätevämpiä ja kustannustehokkaampia.
K: Miten erilliset faksilaitteet on korvattu monissa yrityksissä?
V: Erilliset faksilaitteet on korvattu faksipalvelimilla, jotka vastaanottavat ja tallentavat saapuvat faksit sähköisesti. Palvelimet ohjaavat ne käyttäjille paperilla tai suojatun sähköpostin välityksellä, jolloin tarpeettomat tulosteet jäävät pois ja toimiston tarvitsemien saapuvien puhelinlinjojen määrä vähenee.
K: Mitä telekopiokone tekee?
V: Telekopiokone on toinen nimi faksilaitteelle, joka skannaa tulostetun materiaalin ja lähettää sen puhelinjärjestelmän kautta.
Etsiä