Puheenjohtaja – rooli, tehtävät, vastuut ja erot toimitusjohtajaan

Puheenjohtaja on henkilö, joka johtaa kokouksia ja vastaa kokousten sujuvasta etenemisestä – esimerkiksi yrityksen johtokunnan tai hallituksen kokouksesta tai muista yhdistysten, seurojen tai järjestöjen kokouksista. Yhtiön puheenjohtaja ei yleensä ole toimitusjohtaja, vaan hänen tehtävänsä liittyvät ennen kaikkea kokousten johtamiseen, strategiseen ohjaukseen ja hallinnon valvontaan. Kokousten kulkua säätelevät organisaation säännöt tai peruskirja sekä virallisemmin parlamentaarinen menettelytapa tai muut sovitut kokouskäytännöt.

Rooli ja asema

Puheenjohtajan rooli vaihtelee organisaation tyypin ja koon mukaan. Hallituksissa ja johtokunnissa puheenjohtaja toimii yleensä hallituksen työskentelyn johtajana, strategian ja valvonnan suuntaajana sekä edustajana suhteessa omistajiin ja sidosryhmiin. Vapaaehtoisissa järjestöissä puheenjohtaja johtaa vuosikokouksia ja jäsenkokouksia, varmistaa päätöksenteon lainmukaisuuden ja toimii usein organisaation keulakuvana.

Keskeiset tehtävät

• Kokousten johtaminen: avaa kokoukset, noudattaa asialistaa, pitää järjestystä ja varmistaa, että kaikki osallistujat saavat äänensä kuuluviin.
• Esivalmistelu ja asialistan laatiminen: yhdessä sihteerin ja toiminnanjohtajan/CEO:n kanssa varmistaa, että materiaali on ajoissa saatavilla ja että tärkeät asiat tulevat käsitellyiksi.
• Päätöksenteon ohjaaminen: johtaa keskustelua, ehdottaa äänestysmenettelyjä ja varmistaa, että päätökset kirjataan oikein pöytäkirjaan.
• Yhteistyö toimitusjohtajan/johtoryhmän kanssa: tukee strategian kehittämistä, arvioi johtoa ja toimii linkkinä hallituksen ja operatiivisen johdon välillä.
• Edustaminen ja sidosryhmien hallinta: vastaanottaa ulkoisia kontakteja, kertoo hallituksen näkemyksistä ja ylläpitää luottamuksellisia suhteita omistajiin, viranomaisiin ja muihin tahoihin.
• Komiteoiden ja kokoonpanojen johtaminen: muodostaa tarvittaessa työryhmiä (esim. palkitsemis-, tarkastus- tai nimitysvaliokunnat) ja valvoo niiden toimintaa.

Vastuut ja oikeudet

Puheenjohtajan tarkat vastuut määräytyvät organisaation säännöissä, yhtiöjärjestyksessä ja soveltuvan lainsäädännön mukaan. Yleisiä vastuukohteita ovat:

• varmistaa hallituksen toiminnan tehokkuus ja päätösten valmistelu
• huolehtia, että hallitus saa riittävät tiedot päätöksentekoa varten
• toimia kokouksissa riippumattomasti ja puolueettomasti
• osallistua strategiseen johtamiseen ja riskienvalvontaan

Vastuun ja oikeuksien rajat vaihtelevat; esimerkiksi päivittäisestä operatiivisesta johtamisesta vastaa yleensä toimitusjohtaja. Puheenjohtajan ja hallituksen jäsenen henkilökohtainen oikeudellinen vastuu riippuu kunkin maan ja yhtiömuodon lainsäädännöstä sekä konkreettisista toimista tai laiminlyönneistä.

Ero toimitusjohtajaan

Toimitusjohtaja (CEO) vastaa yleensä yrityksen päivittäisestä johtamisesta, operatiivisesta päätöksenteosta ja henkilöstön johtamisesta. Puheenjohtaja puolestaan vastaa hallinnon ja valvonnan tehtävistä sekä hallituksen työskentelystä. Erot voidaan tiivistää seuraavasti:

• Tehtäväalue: toimitusjohtaja hoitaa operatiivista johtamista; puheenjohtaja johtaa hallitusta ja sen strategista valvontaa.
• Valta-asema: puheenjohtaja ohjaa hallituksen toimintaa, mutta ei normaalisti puutu päivittäiseen toimintaan ilman hallituksen päätöstä.
• Roolin yhdistäminen: joissain yrityksissä sama henkilö toimii sekä puheenjohtajana että toimitusjohtajana, mutta hyvä hallintotapa suosittaa roolien eriyttämistä vallan keskittymisen ja riippumattomuuden säilyttämiseksi.

Hyvät käytännöt puheenjohtajalle

• valmistele kokoukset huolellisesti ja jaa aineistot etukäteen
• pidä keskustelu asiallisena ja kannusta monipuoliseen näkökulmaan
• varaudu ristiriitatilanteisiin ja osaa ohjata rakentaviin ratkaisuihin
• seuraa toteutuneiden päätösten toimeenpanoa ja pidä hallitus ajan tasalla
• arvioi säännöllisesti hallituksen toimintaa ja omaa työskentelyäsi
• varmista selkeät roolit ja vastuualueet, erityisesti suhteessa toimitusjohtajaan

Valinta ja kelpoisuus

Puheenjohtaja nimitetään tai valitaan organisaation sääntöjen mukaisesti: esimerkiksi osakeyhtiössä yhtiökokous tai hallitus määrittää hallituksen puheenjohtajan. Yhdistyksissä puheenjohtaja valitaan usein vuosikokouksessa. Kelpoisuusvaatimukset ja toimikausi määräytyvät kyseisen organisaation dokumenteissa ja lainsäädännössä.

Sukupuolikieli ja nimitykset

Sana puheenjohtaja on suomen kielessä yleisesti sukupuolineutraali ja sopii sekä miehistä että naisesta käytettäväksi. Aikaisemmin on esiintynyt muotoja kuten "puheenjohtajatar" tai kohteliaita muotoja kuten "puheenjohtaja-rouva", mutta nykyisin neutraali ja yksinkertainen "puheenjohtaja" on suositeltava termi sekä selkeyden että tasa-arvon vuoksi.

Päätelmä

Puheenjohtaja on keskeinen toimija organisaation hallinnossa ja kokoustoiminnassa: hän johtaa kokouksia, varmistaa päätöksenteon laadun ja tukee strategista johtamista. Vaikka rooli ei yleensä kata päivittäistä johtamista kuten toimitusjohtaja, puheenjohtajalla on merkittävä vaikutus organisaation suuntaan, hallintotapaan ja luotettavuuteen. Hyvä puheenjohtaja yhdistää selkeän johtajuuden, puolueettomuuden ja kyvyn kannustaa rakentavaan keskusteluun.

Kysymyksiä ja vastauksia

K: Mikä on puheenjohtaja?

K: Mikä on puheenjohtajan rooli yhtiössä?

K: Voidaanko termiä "puheenjohtaja" käyttää sekä miehistä että naisista?

K: Mikä määrää kokousten kulun?

K: Käytetäänkö puheenjohtajasta koskaan nimitystä "puheenjohtaja"?

K: Voiko puheenjohtaja tehdä toimeenpanopäätöksiä yhtiössä?

K: Mitä eroa on puheenjohtajan ja toimitusjohtajan välillä?

Hae kirjaimella