Arkistonhoitaja – määritelmä, tehtävät ja arkistotieteen perusteet

Arkistonhoitaja — määritelmä, tehtävät ja arkistotieteen perusteet: opas arkistoinnista, säilytyksestä ja tiedonhallinnasta ammattilaisen näkökulmasta.

Arkistonhoitaja on ammattihenkilö, joka kerää, järjestää, säilyttää ja valvoo tietoa, jolla on pitkäaikaista arvoa, ja tarjoaa siihen pääsyn. Arkistonhoitajan ylläpitämä tieto voi olla mitä tahansa tietovälinettä (valokuvia, video- tai äänitallenteita, kirjeitä, asiakirjoja, sähköisiä tallenteita jne.). Arkistonhoitajan työ kattaa sekä fyysiset että digitaaliset aineistot ja vaatii ymmärrystä erilaisista säilytys- ja konservointimenetelmistä sekä käyttöoikeuksiin ja tekijänoikeuksiin liittyvistä kysymyksistä.

Kuten Richard Pearce-Moses kirjoitti, "arkistonhoitajat säilyttävät arkistoja, joilla on pysyvää arvoa luotettavina muistoina menneisyydestä, ja he auttavat ihmisiä löytämään ja ymmärtämään tarvitsemaansa tietoa näistä arkistoista." Tämä tiivistää arkistonhoitajan ydinroolin sekä aineiston säilyttäjänä että tiedonhakua ja -tulkintaa tukevana palveluntarjoajana.

Arkistonhoitajan keskeiset tehtävät

• Arviointi ja valinta (appraisal): päättää, mitkä tallenteet ovat säilyttämisen arvoisia suhteessa kulttuuriseen, oikeudelliseen tai tutkimukselliseen arvoon sekä käytettävissä olevaan tilaan ja resursseihin.
• Luovutus ja vastaanotto: vastaanottaa aineistoja arkistoitavaksi, laatii luetteloita ja siirtää vastuun asianmukaisesti.
• Järjestely ja kuvailu: järjestää aineistot loogisesti ja kuvailee ne niin, että käyttäjät ja tutkijat löytävät tarvitsemansa tiedon (metatiedot, säilytysyksiköt, arkistokoodit).
• Säilyttäminen ja konservointi: huolehtii fyysisen ja digitaalisen aineiston pitkäaikaisesta säilyvyydestä, tekee konservointitoimenpiteitä ja suunnittelee digitaalisessa ympäristössä mm. formaattien migrointia ja tarkistuksia (checksums).
• Pääsy ja viitepalvelut: järjestää käyttäjien pääsyn aineistoihin, vastaa tiedonhausta, antaa neuvontaa ja ylläpitää lukusalipalveluja tai verkkopalveluja.
• Tietosuoja ja tekijänoikeudet: varmistaa, että arkiston käyttö noudattaa yksityisyyttä, arkistolainsäädäntöä ja tekijänoikeussääntöjä.
• Digitointi ja digitaalinen hallinta: suunnittelee ja toteuttaa digitointiprojekteja, huolehtii metatiedoista sekä pitkäaikaissäilytykseen liittyvistä prosesseista.
• Koulutus ja tiedon jakaminen: opastaa käyttäjiä, järjestää näyttelyitä, luentoja ja julkisia tapahtumia sekä osallistuu tutkimusyhteistyöhön.

Arkistotieteen perusteet

Arkistotiede on arkistoinnin teoriaa ja käytäntöä yhdistävä tieteenala. Sen keskeisiä käsitteitä ovat alkuperäisyysperiaate (ks. provenance), säilyttämiskriteerit, aineiston konteksti sekä järjestely- ja kuvailuperiaatteet. Arkistotiede kehittää menetelmiä, jotka auttavat arvioimaan dokumenttien arvoa, ylläpitämään niiden eheyttä ja varmistamaan niiden käyttökelpoisuuden tuleville sukupolville.

Valintaperusteet ja säilytyspäätökset

Ei ole aina helppoa määrittää, millä tallenteilla on pysyvää arvoa. Arkistonmuodostajien on myös valittava tarpeeksi arvokkaat arkistot, jotta varastointi- ja säilyttämiskustannukset sekä järjestelyyn, kuvailuun ja viitepalveluihin liittyvät työläsmenot ovat perusteltuja. Päätökset perustuvat usein:

• oikeudellisiin vaatimuksiin ja säilytysaikoihin,
• aineiston ainutlaatuisuuteen ja tutkimuskäyttöpotentiaaliin,
• kulttuuriseen tai yhteiskunnalliseen merkitykseen, ja
• organisaation omiin strategisiin tarpeisiin ja resursseihin.

Pääsy, tietosuoja ja eettiset kysymykset

Arkistonhoitajan on tasapainotettava avoimen pääsyn periaatetta ja yksityisyyden suojaa. Monissa maissa arkistotoiminnan sääntely määrittelee, milloin aineistot voidaan julkaista, ja asettaa rajoituksia esimerkiksi henkilörekistereihin liittyen. Arkistonhoitaja arvioi myös eettisiä näkökohtia: kenen ääni tulee esille arkistoissa, miten arkistot kuvastavat historiaa ja miten haavoittuvien ryhmien tieto suojataan.

Taidot ja koulutus

Arkistonhoitajalta odotetaan sekä humanistista ja historiallisin että teknistä osaamista. Tärkeitä taitoja ovat:

• arkistotieteen ja lähdeaineiston tuntemus,
• kuvailu- ja luettelointitaidot (metatiedon hallinta),
• digitoinnin ja sähköisen säilytyksen menetelmät,
• konservointiperiaatteet ja fyysisen aineiston käsittely,
• viestintä- ja käyttäjäpalvelutaidot sekä hakupalveluiden ohjaus,
• etiset ja juridiset tiedot, kuten arkistolaki, tietosuoja ja tekijänoikeudet.

Koulutusta tarjoavat yliopistot ja ammattikorkeakoulut; usein vaaditaan arkistoalan korkeakoulututkinto tai siihen verrattava erikoistuminen.

Työkalut, standardit ja käytännöt

Arkistonhoitajat käyttävät erilaisia järjestelmiä ja standardeja, jotka mahdollistavat aineiston järjestelyn, kuvailun ja pitkäaikaissäilytyksen. Tunnettuja periaatteita ja käytäntöjä ovat muun muassa metadatastandardit, viitetiedon kuvausjärjestelmät sekä pitkäaikaissäilytyksen arkistointimallit. Digitalisaatiossa korostuvat myös formaattien valinta, tietojen eheysvarmistus ja varmuuskopiointi.

Työpaikat ja urapolut

Arkistonhoitajia työskentelee kirjastoissa, museoissa, valtion virastoissa, kunnissa, yrityksissä, yliopistoissa ja erikoisarkistoissa. Urapolut voivat johtaa esimerkiksi kokoelmapäällikön, konservaattorin, tietohallinnon asiantuntijan tai tutkimuskoordinaattorin tehtäviin. Digitalisaation myötä myös IT-osaamisesta ja digiaineistojen hallinnasta on tullut yhä tärkeämpää.

Arkistonhoitajan työ yhdistää historian, tiedonhallinnan ja teknologian. Se vaatii huolellisuutta, pitkäjänteisyyttä ja vastuullisuutta, jotta yhteiskunnan muisti säilyy ja pysyy käytettävissä tuleville sukupolville.

Kysymyksiä ja vastauksia

Q: Mikä on arkistonhoitaja?

K: Millaista tietoa arkistonhoitaja voi säilyttää?

K: Mikä on arkistonhoitajan tehtävä?

K: Millainen on arkistonhoitajien suorittama arkistojen valintaprosessi?

K: Miksi ei ole aina helppoa määrittää, millä arkistoilla on pysyvää arvoa?

K: Mikä on arkistokäytäntöjen perustana olevan tieteellisen työn nimi?

Kysymys: Mitä kuluja aiheutuu arkistonhoitajan ylläpitämien tietojen saatavuuden varmistamisesta?

Hae kirjaimella