Arkisto – määritelmä, arkistotiede ja arkistonhoito
Arkisto – mitä arkistot, arkistotiede ja arkistonhoito tarkoittavat. Opas ainutkertaisten asiakirjojen säilytyksestä, järjestämisestä ja tutkimuksesta.
Arkisto on kokoelma arkistoaineistoja tai paikka, jossa tällaisia aineistoja säilytetään. Arkistot koostuvat asiakirjoista ja muista tallenteista, jotka on luotu yksilön, yhteisön tai organisaation toiminnan aikana ja jotka on valittu säilytettäväksi pitkällä aikavälillä. Arkistot voivat olla missä tahansa muodossa, mutta ne ovat usein julkaisemattomia asiakirjoja, toisin kuin kirjat ja muut julkaisut. Arkistoja tuottavat paitsi yksityishenkilöt myös suuret organisaatiot, kuten yritykset ja hallitukset. Arkistot eroavat kirjastoista siinä, että arkistojen kokoelmat sisältävät yleensä ainutkertaisia ja kontekstiinsa sidottuja aineistoja. Arkistojen voidaan ajatella säilyttävän toiminnan "jälkiä" tai "sivutuotteita", kun taas kirjastot säilyttävät julkaistuja tiedon tuotteita. Arkistoihin liittyvästä ammattisanastosta käytetään termiä "arkisto", kun taas sanaa "arkisto" esiintyy myös tietotekniikan yhteydessä (esim. sähköinen arkisto) kuvaamassa tallennettua tietoa tai tiedostokansiota.
Arkistot ja arkistomateriaalit
Arkistot voivat olla erilaisia: valtion- ja kunta-arkistoja, yritys- ja järjestöarkistoja, kirkollisia arkistoja, paikallismuseoiden arkistoja, yksityishenkilöiden säilytyksiä sekä yhteisöarkistoja. Materiaalit voivat olla paperisia asiakirjoja, valokuvia, äänitteitä, filmejä, karttoja, piirustuksia tai sähköisiä aineistoja. Arkistoaineistojen arvon määrittää usein niiden alkuperä, ainutkertaisuus ja kyky todentaa tapahtumia tai toimintoja.
Arkistotieteen keskeiset periaatteet
- Provenienssi (lähdeprinssi): aineistoa säilytetään yleensä sen alkuperäisen tuottajan mukaisessa järjestyksessä, jotta yhteydet ja konteksti säilyvät.
- Alkuperäinen järjestys: säilytetään mahdollisuuksien mukaan arkiston luoma sisäinen järjestys eikä järjestetä kokoelmaa uudelleen satunnaisesti.
- Valikointi ja säilytyspäätökset: arkistonhoitajat arvioivat, mitkä asiakirjat ovat säilyttämisen arvoisia pysyvästi tai määräajan.
- Kuvaus ja luettelointi: aineistosta laaditaan kuvaustiedot (metatiedot), jotka auttavat löytämään ja ymmärtämään aineiston sisältöä ja kontekstia.
- Säilyvyys: materiaalien fyysinen ja digitaalinen pitkäaikaissäilytys vaatii suunnittelua, konservointia ja tarvittaessa digitointia.
Arkistonhoito ja ammatit
Arkistojen parissa työskentelevää henkilöä kutsutaan arkistonhoitajaksi tai arkistoammattilaiseksi. Arkistotyössä on useita tehtäväalueita:
- asiakirjojen vastaanotto ja järjestäminen, kuittaus ja luettelointi;
- kuvausten laatiminen ja hakemistojen sekä tietokantojen ylläpito;
- aineistojen konservointi ja kunnostus sekä asianmukainen varastointi;
- käyttäjäpalvelut: aineistojen luovuttaminen, tutkijapalvelut sekä tiedonhakuavustukset;
- dokumentinhallinta ja sähköisten aineistojen elinkaaren hallinta (records management);
- digitointiprojektit ja digitaalisten arkistojen ylläpito.
Käytettävyys, avoimuus ja pääsy
Yksi arkiston tärkeistä tehtävistä on tehdä aineistot saavutettaviksi tutkijoille, kansalaisille ja muille käyttäjille sopivilla tavoilla. Tämä edellyttää selkeitä käyttöohjeita, luettelointeja, luetteloita ja usein myös digitaalisia hakupalveluja. Samalla arkistonhoitajat soveltavat lainsäädäntöä ja eettisiä periaatteita, jotka rajoittavat pääsyä esimerkiksi henkilötietoja sisältäviin aineistoihin tai turvallisuussyistä suljettuihin kokonaisuuksiin.
Digitaaliset arkistot ja pitkäaikaissäilytys
Digitalisaatio on muuttanut arkistojen työtä merkittävästi. Sähköisiä asiakirjoja ja aineistoja kertyy runsaasti, ja niiden pitkäaikaissäilytys vaatii erityisiä toimenpiteitä: säilytysformaatit, metatiedot, varmuuskopiointi, bitin eheyden valvonta ja migraatio teknologian kehittyessä. Digitointi tekee aineistoista helpommin saavutettavia, mutta alkuperäisen materiaalin konservointi ja digitoidun version autenttisuuden varmistaminen ovat silti tärkeitä.
Lainsäädäntö ja eettiset kysymykset
Arkistotoimintaa säätelevät kansalliset arkistolait ja julkisuusperiaatteet, joilla turvataan esimerkiksi viranomaistoiminnan läpinäkyvyys sekä luottamuksellisten tietojen suoja. Arkistotyössä on myös otettava huomioon tekijänoikeudet, henkilötietojen suoja (esim. EU:n yleinen tietosuoja-asetus) ja kulttuuriperinnön kunnioittaminen.
Käytännön varotoimet ja säilytysolosuhteet
Arkistoissa huolehditaan sopivista varastointiolosuhteista: vakioitu lämpötila ja suhteellinen kosteus, paloturvallisuus, haittaeläinten torjunta ja varautuminen vahinkoihin. Suunnitelmat hätätilanteiden varalle, kuten tulipalot tai vesivahingot, ovat olennaisia aineistojen turvaamiseksi.
Arkistotieteen tulevaisuus
Arkistotiede yhdistää historiaa, informaatio- ja tietojenkäsittelytieteitä sekä konservointitaitoja. Tulevaisuudessa painopiste on yhä enemmän digitaalisten aineistojen hallinnassa, avoimen datan saatavuudessa ja käyttäjäystävällisissä hakupalveluissa. Samalla arkistot säilyttävät paikkansa yhteiskunnan muistin varmistajina ja toimivat tärkeänä lähteenä tutkimukselle, kulttuuriperinnölle ja demokraattiselle valvonnalle.
Aiheeseen liittyvät sivut
Kysymyksiä ja vastauksia
K: Mikä on arkisto?
A: Arkisto on kokoelma arkistoja, jotka on valittu pysyvään tai pitkäaikaiseen säilytykseen.
K: Mitä eroa on arkiston ja kirjaston välillä?
A: Arkistoissa säilytetään ainutkertaisia ja toiminnan sivutuotteena syntyneitä tietueita, kun taas kirjastoissa säilytetään nimenomaan kirjoitettuja tietotuotteita.
K: Mikä on arkistonhoitajan tehtävä?
V: Arkistonhoitaja on henkilö, joka työskentelee arkistoissa ja vastaa arkistojen tietojen ja aineistojen järjestämisestä, säilyttämisestä ja saatavuuden varmistamisesta.
K: Mitkä ovat arkistojen lähteet?
V: Arkistot koostuvat yksilön tai organisaation elämän aikana syntyneistä asiakirjoista, ja niitä voivat tuottaa myös suuret organisaatiot, kuten yritykset ja hallitukset.
K: Mikä on oikea terminologia arkistokokoelmalle?
V: Oikea termi arkistokokoelmalle on "arkisto".
K: Mitä on arkistotiede?
V: Arkistotiede on tutkimusta ja käytäntöä, joka liittyy arkistoissa olevien tietojen ja aineistojen järjestämiseen, säilyttämiseen ja saatavuuden varmistamiseen.
K: Julkaistaanko arkistoissa olevat arkistotiedot aina?
V: Ei, arkistoissa olevia arkistoaineistoja ei yleensä julkaista, toisin kuin kirjoja ja muita julkaisuja.
Etsiä