Rekisteri (rekisteröinti): määritelmä, merkitykset ja esimerkit

Rekisteri ja rekisteröinti: määritelmä, merkitykset ja käytännön esimerkit — selkeä ja ymmärrettävä opas rekistereistä ja rekisteröinnistä.

Sanalla rekisteri on useita merkityksiä. Yleisin merkitys on luettelo tai kokoelma tietoja, jotka kirjoitetaan ylös ja säilytetään myöhempää käyttöä varten — esimerkiksi nimiluettelo tai arkisto. Rekisteri voi olla paperimuotoinen tai sähköinen, yksityinen tai julkinen.

Sitä käytetään myös verbinä: rekisteröidä, eli merkitä jokin asia viralliseen tai määrättyyn rekisteriin. Esimerkkejä rekisteröinnistä ovat syntymä, avioliitto tai kuolema.

Rekisteröinti tarkoittaa yleensä rekisteriin merkitsemistä tai rekisteriin kuulumiseksi ilmoittautumista. Rekisteröinti voi olla vapaaehtoinen (esim. käyttäjätilin luominen palveluun) tai lakisääteinen (esim. yrityksen merkintä kaupparekisteriin).

Rekisterin eri tyyppejä ja esimerkkejä

• Henkilötietorekisteri – sisältää yksilöitä koskevia tietoja (esim. nimi, osoite, henkilötunnus). Tällaisia rekistereitä ylläpitävät esimerkiksi viranomaiset, työnantajat ja palveluntarjoajat.
• Kaupparekisteri – yritysten ja yhteisöjen rekisteri, johon merkitään yrityksen perustiedot, toimiala ja vastuuhenkilöt.
• Väestötietojärjestelmä – kansalaisten keskeiset väestötiedot kuten syntymät, kuolemat ja osoitteenmuutokset.
• Ajoneuvorekisteri – rekisteröi ajoneuvot ja niiden omistajat.
• Kiinteistö- ja maa-ainesrekisterit – tiedot kiinteistöistä ja omistussuhteista.
• Aineelliset ja immateriaalioikeusrekisterit – esimerkiksi tavaramerkki-, patentti- ja mallioikeuksien rekisterit.
• Tilastolliset rekisterit – käytetään tilastointiin ja tutkimukseen.
• Muita merkityksiä: sanalla rekisteri voi tarkoittaa myös teknistä rekisteriä (esim. tietokoneen rekisterit) tai ilmaisurekisteriä kielitieteessä ja musiikissa (äänen rekisterit).

Rekisterinpito ja tietosuoja

Rekistereitä ylläpitävällä taholla on yleensä velvollisuuksia tietojen käsittelyssä. EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) ja kansallinen lainsäädäntö edellyttävät, että rekisteröityjä informoidaan rekisteristä, sen käyttötarkoituksista ja rekisterinpitäjästä. Rekisteröidyllä on muun muassa oikeus:

• saada tieto siitä, mitä tietoja hänestä on rekisterissä (oikeus saada kopio),
• pyytää tietojen oikaisua,
• joissain tilanteissa pyytää tietojen poistamista.

Rekisterinpitäjän pitää myös pitää rekisteriseloste, jossa kerrotaan rekisterin nimi, käyttötarkoitus, käsiteltävät tiedot, tietojen säilytysaika sekä yhteystiedot. Rekistereihin sovelletaan lisäksi usein erityissääntelyä riippuen rekisterin luonteesta (esim. väestö-, potilas- tai veroasiakirjat).

Miksi rekisterit ovat tärkeitä?

• Ne dokumentoivat tapahtumia ja oikeuksia (esim. syntymät, omistusoikeudet).
• Ne mahdollistavat julkisen hallinnon ja yritystoiminnan toiminnan (esim. äänestäminen, verotus, sopimukset).
• Ne tarjoavat yhtenäisen tietolähteen palveluille ja tutkimukselle.

Käytännön huomioita rekisteröitäessä

• Rekisteröinti voi vaatia henkilöllisyyden todentamista tai määrättyjä asiakirjoja.
• Julkisiin rekistereihin tehty tieto voi olla julkista ja siten saatavilla kolmansille osapuolille.
• Rekisteritiedon pitäminen ajantasaisena on usein rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän vastuulla.

Yhteenvetona: rekisteri on tietojen kokoelma, ja rekisteröinti on se toimenpide, jolla tiedot merkitään rekisteriin. Rekistereillä on suuri merkitys sekä henkilön oikeuksien että yhteiskunnan toimivuuden kannalta.

Hae kirjaimella