Allekirjoitus: määritelmä, käyttö, oikeudellinen merkitys ja historia

Allekirjoitus on erityinen tapa, jolla ihmiset kirjoittavat nimensä osoittaakseen muille, että he ymmärtävät tai hyväksyvät jotain kirjoitettua. Allekirjoitusta käytetään usein sopimuksen, sekin tai vetoomuksen allekirjoittamiseen.

Allekirjoitus voidaan kirjoittaa monella eri tavalla, ja allekirjoitukset voivat näyttää erilaisilta paikkakunnasta riippuen. Yhdysvalloissa monilla ihmisillä on allekirjoitus, joka tehdään kirjoittamalla nimi omalla käsialalla, usein kaunokirjoituksella. Jotkin allekirjoitukset saatetaan kirjoittaa eri tyylillä kuin tavallinen kirjoitusasu, mikä voi vaikeuttaa niiden lukemista. Jotkut ihmiset harrastavat nimikirjoituksia tai hienoja allekirjoituksia, joita on vaikea kopioida.

Satoja vuosia sitten jotkut ihmiset käyttivät sinettivahaa tehdäkseen kopion signeettisormuksestaan allekirjoituksen viereen tai sen sijaan. Tätä kutsuttiin sinetiksi. Tästä juontaa juurensa termi "sinetti". Joissakin virallisissa asiakirjoissa, kuten vaakunassa, käytetään edelleen virallista vahasinettiä.

Mihin allekirjoitusta käytetään?

Allekirjoitus toimii useimmiten kahdessa roolissa:

• Tunnistaminen – allekirjoitus osoittaa, kuka asiakirjan on allekirjoittanut.
• Tahdonilmaisu – allekirjoitus ilmaisee, että henkilö on lukenut, hyväksyy tai sitoutuu asiakirjan sisältöön.

Allekirjoitusta vaaditaan usein esimerkiksi kauppakirjoissa, työsopimuksissa, valtakirjoissa ja virallisissa hakemuksissa. Usein riittää, että sopimuksen osapuolet käyttäytyvät siten, että suostumus voidaan päätellä, mutta joissain tapauksissa laki tai osapuolten sopimus edellyttää nimenomaista allekirjoitusta.

Oikeudellinen merkitys

Allekirjoituksen oikeudellinen merkitys vaihtelee maittain ja asiayhteyden mukaan. Yleisesti allekirjoitus voi tehdä asiakirjasta sitovan ja toimia todisteena osapuolten tahdosta. Tärkeitä huomioita:

• Joissain asiakirjoissa, kuten kiinteistökaupoissa tai testamentissa, on lailla määrätty muotovaatimuksia, joita ilman asiakirja ei ole pätevä.
• Allekirjoituksen aitoutta voidaan kyseenalaistaa; tällöin käytetään käsialantutkimusta, todistajia tai asiantuntijalausuntoja.
• Elektroniset allekirjoitukset ovat nykyisin laillisesti tunnustettuja monissa maissa. EU:ssa eIDAS-asetus määrittelee mm. yksinkertaiset, kehittyneet ja laatuvarmistetut sähköiset allekirjoitukset (SES, AES, QES), joista erityisesti QES:llä on sama oikeusvaikutus kuin käsin tehdyllä allekirjoituksella.

Elektroniset allekirjoitukset

Digitalisaatio on lisännyt sähköisten allekirjoitusten käyttöä. Yksinkertaiset sähköiset allekirjoitukset voivat olla skannattu allekirjoituskuva tai tarkistuskenttä verkkoasioinnissa. Kehittyneet ja laatuvarmistetut sähköiset allekirjoitukset perustuvat kryptografiaan ja digitaalisiiin varmenteisiin, jotka takaavat allekirjoittajan henkilöllisyyden ja asiakirjan koskemattomuuden. EU:n eIDAS-sääntely ja kansallinen lainsäädäntö Suomessa takaavat, että oikealta varmenteelta vaikuttava sähköinen allekirjoitus voi olla yhtä sitova kuin käsin tehty allekirjoitus.

Historia ja perinteet

Allekirjoituksen muoto ja merkitys ovat kehittyneet historian saatossa. Ennen yleistä lukutaitoa ja virallisia järjestelmiä sinetit ja signeettisormukset toimivat henkilöllisyyden vahvistuksena. Myöhemmin oman nimen kirjoittaminen ja yksilölliset allekirjoitustyylit yleistyivät. Sinetit, sinettivaha ja vaakunat säilyvät edelleen virallisissa ja seremoniallisissa yhteyksissä.

Tunnistaminen ja väärentäminen

Allekirjoituksen väärentäminen on rikos. Väärentämisen torjumiseksi ja aitouden varmistamiseksi käytetään useita keinoja:

• Käsialantutkimus ja asiantuntijalausunnot
• Todistajat tai julkinen notaari, joka vahvistaa allekirjoituksen
• Digitaaliset varmenteet ja salaus, jotka estävät asiakirjan muuttamisen jälkikäteen
• Allekirjoituksen alkuperäisnäytteiden ja virallisten henkilöllisyyspaperien vertailu

Käytännön turvallisuus ja säilytys

Pidä tärkeät allekirjoitukset ja allekirjoitusnäytteet turvassa. Vältä allekirjoituskuvan tallentamista julkisesti (esim. sosiaaliseen mediaan), sillä se helpottaa väärentäjiä. Kun allekirjoitat paperisia asiakirjoja, kannattaa merkitä sivut ja tehdä muistiot siitä, kuka asiakirjan vastaanotti. Sähköisissä prosesseissa käytä luotettavia palveluntarjoajia ja varmista, että allekirjoitusprosessissa käytetään tunnistautumista.

Kun allekirjoitusta ei tarvita

Kaikki sopimukset eivät vaadi kirjallista allekirjoitusta: suulliset sopimukset voivat olla päteviä, jos sopimuksen ehdot voidaan osoittaa. Kuitenkin riitaisuustilanteissa kirjallinen allekirjoitus toimii usein vahvimpana todisteena. On hyvä tarkistaa alan tai asiakirjan erityissäännökset ennen kuin ratkaisee, tarvitaanko allekirjoitus.

Käytännön vinkkejä allekirjoituksen tekoon

• Kehitä tunnistettava mutta vaikeasti väärennettävä allekirjoitus. Pieni erikoismerkki tai yhdistelmä kirjaimia voi helpottaa tunnistusta.
• Pidä allekirjoitustapoja yhtenäisinä tärkeissä asiakirjoissa.
• Suosittele sähköisiä varmennettuja allekirjoituksia, kun halutaan varmuutta ja jäljitettävyyttä.
• Allekirjoita vain dokumentit, joiden sisältö on luettu ja ymmärretty.

Allekirjoituksen merkitys yhdistää perinteet, henkilökohtaisen tunnistamisen ja nykyajan teknologian. Sekä paperisissa että sähköisissä ympäristöissä allekirjoitus on edelleen keskeinen tapa ilmaista sitoutuminen ja tunnistaa osapuolet.

Kysymyksiä ja vastauksia

Q: Mikä on allekirjoitus?

K: Milloin allekirjoitusta käytetään?

K: Miltä allekirjoitukset näyttävät Yhdysvalloissa?

K: Mitä jotkut ihmiset käyttivät satoja vuosia sitten asiakirjojen allekirjoittamisen sijasta?

K: Mistä tulee termi "sinetti"?

K: Käytetäänkö virallisissa asiakirjoissa vielä nykyäänkin virallista vahasinettiä?

Hae kirjaimella