Australian kansallisarkisto – historia, kokoelmat ja pääsy arkistoihin
Australian kansallisarkisto on Australian hallituksen perustama virasto, jonka tehtävänä on kerätä, hallita, säilyttää ja tehdä saataviksi liittovaltion hallituksen asiakirjallista perintöä. Kansallisarkisto toimii pääasiassa julkisten asiakirjojen ja arkistokokoelmien hallinnoijana ja antaa myös neuvontaa hallinnon asiakirjahallinnosta. Kansallinen toimisto sijaitsee Canberrassa, ja arkistolla on pienempiä toimistoja osavaltioiden pääkaupungeissa sekä Darwinissa, jotta palvelut olisivat koko maassa saavutettavissa.
Historia ja lainsäädäntö
Kansallisarkisto perustettiin vuonna 1961. Tätä ennen liittovaltion parlamenttikirjasto (nykyinen Australian kansalliskirjasto) oli vastannut hallituksen asiakirjojen keräämisestä ensimmäisestä maailmansodasta lähtien. Myöhemmin säädetty Arkistolaki (Archives Act 1983) määritteli kansallisarkiston viralliset tehtävät ja vastuut ja loi perustan liittovaltion arkistojen suojelulle ja saatavuudelle. Arkistolaki muun muassa säätelee arkistojen siirtoa hallinnon yksiköiltä Kansallisarkistoon, käyttörajoituksia ja sitä, milloin asiakirjat voidaan avata yleisölle (ks. yleisesti tunnettu niin sanottu 30 vuoden sääntö). Laki toimii yhdessä muiden säädösten, kuten tietosuojalainsäädännön ja turvallisuusmääräysten, kanssa.
Kokoelmat ja aineistotyypit
Kansallisarkiston kokoelmat kattavat laajasti liittovaltion hallinnon toiminnan. Niihin kuuluvat asiakirjat, jotka koskevat liittovaltiota, kenraalikuvernöörejä, pääministereitä, kabinetteja ja ministeriöitä sekä suurin osa muusta hallituksen toiminnasta. Kokoelmissa on muun muassa poliittisia ja hallinnollisia asiakirjoja, sotilaspalvelus- ja puolustusasiakirjoja, maahanmuutto- ja kansalaistamisasiakirjoja, valokuvia, karttoja, äänitteitä, elokuvamateriaalia ja sähköisiä aineistoja. Arkistoon voi myös kuulua yksityishenkilöiden tai järjestöjen aineistoja, jotka liittyvät merkittävästi kansalliseen hallintoon tai julkiseen asiointiin.
Pääsy arkistoihin ja käyttöehdot
Kokoelma ei ole avoinna yleisölle vapaaseen selailuun kaikilta osin, mutta aineistoja voi pyytää nähtäväksi lukusalissa tai tilata kopioita tutkintaa varten. Useimmat yli 30 vuotta vanhat asiakirjat ovat yleisön saatavilla, mikä tekee arkistosta tärkeän lähteen historialliseen tutkimukseen. Joistakin asiakirjoista on kuitenkin poistettu tiettyjä tietoja tai ne on kokonaan suljettu julkisuudelta. Tällaisia rajoituksia sovelletaan esimerkiksi puolustukseen ja turvallisuuteen liittyviin asiakirjoihin, henkilökohtaisten tietojen suojaamiseen sekä väestönlaskennan raakatietoihin. Lisäksi pääsyä tietoihin, jotka ovat kulttuurisesti arkaluonteisia Australian alkuperäiskansoille, voidaan rajoittaa yhteisöjen ja voimassa olevien käytäntöjen mukaisesti.
Verkkoaineistot ja digitoidut kokoelmat
Useita kokoelmia on saatavilla verkossa. Esimerkiksi kaikki merkittävät Australian sotilasrekisterit, jotka sisältävät armeijan palveluksessa olleiden tiedot toisesta buurisodasta Vietnamin sotaan, on digitoitu ja hakukelpoisia verkossa. Myös yli 30 vuotta vanhat maahanmuutto- ja kansalaistamisasiakirjat asetettiin laajemmin saataville vuonna 2005. Arkisto tarjoaa hakutyökaluja ja kuvailutietoja (esim. RecordSearch), joiden kautta tutkijat voivat etsiä arkistoluetteloita, tilata digitoituja aineistoja ja tehdä tiedusteluja etänä.
Säilytys, digitointi ja hallinnointi
Kansallisarkisto vastaa myös aineistojen pitkäaikaisesta säilyttämisestä. Tämä sisältää fyysisen säilytyksen olosuhteiden valvonnan, konservointitoimenpiteet ja digitointihankkeet, joiden avulla harvinaiset ja kuluvat aineistot voidaan suojata ja tehdä laajemmin käytettäväksi digitaalisessa muodossa. Nykyisin arkisto käsittelee myös syntyjä digitaalisia aineistoja (born-digital), mikä vaatii erillisiä teknisiä ratkaisuja tiedon pitkäaikaissäilytykseen ja metatietojen hallintaan.
Palvelut tutkijoille ja yleisölle
- lukusalat ja asiakirjatilausjärjestelmä (usein ennakkoilmoitus ja henkilötunnistus vaaditaan);
- kopiointi- ja skannaustilauspalvelut sekä määrätyt käyttöehdot ja mahdolliset maksut;
- tutkimusopastus, julkaisut, opetusmateriaalit ja näyttelyt, jotka esittelevät arkistojen sisältöä;
- neuvonta arkistointikäytännöissä ja asiakirjahallinnossa valtion virastoille ja organisaatioille;
- erityisohjeet ja menettelyt alkuperäiskansojen arkaluonteisen aineiston käsittelyyn ja käyttöön.
Käytännön vinkkejä tutkijalle
Ennen vierailua kannattaa tarkistaa arkiston aukioloajat ja varata tarvittaessa paikka lukusalissa. Monet aineistot on syytä tilata etukäteen RecordSearchin tai arkiston palvelukanavien kautta. Tutkijalle on hyvä varautua esittämään henkilöllisyystodistus ja noudattamaan käsittelyohjeita, kuten kynän ja muistiinpanovälineiden käyttöä sekä rajoituksia valokuvaukselle tai kopiolle. Jos etsittävä aineisto on suljettu tai osittain salattu, voi olla mahdollista hakea vapauttamista tai tarkempaa selvitystä arkistolta tai käyttää saatavilla olevia tiivistelmiä ja kuvailutietoja.
Kansallisarkisto on keskeinen tietolähde Australian hallinnon ja yhteiskunnan historian tutkimukseen. Arkisto tarjoaa laajat palvelut sekä paikallisille että kansainvälisille tutkijoille, ja sen digitaaliset kokoelmat kasvavat jatkuvasti, mikä helpottaa tutkijoiden pääsyä tärkeisiin lähteisiin etäyhteyksien kautta.
Kysymyksiä ja vastauksia
K: Mikä on Australian kansallinen arkisto?
V: Australian kansallisarkisto on Australian hallituksen perustama virasto. Se kerää ja säilyttää hallituksen asiakirjoja.
K: Milloin Kansallisarkisto perustettiin?
A: Kansallisarkisto perustettiin vuonna 1961.
K: Mikä laki säädettiin Kansainyhteisön arkistojen suojelemiseksi?
V: Archives Act 1983 oli laki, joka säädettiin Kansainyhteisön arkistojen suojelemiseksi.
K: Minkälaisia asiakirjoja kokoelma sisältää?
V: Kokoelma sisältää asiakirjoja, jotka on kirjoitettu federaatiosta, kenraalikuvernööreistä, pääministereistä, kabineteista ja ministeriöistä sekä useimmista toimista, joihin hallitus on osallistunut.
Kysymys: Miten yleisö voi tutustua kokoelman tietoihin?
V: Asioita voi pyytää nähtäväksi lukusaliin, ja niistä voi ottaa kopioita. Suurin osa yli 30 vuotta vanhoista asiakirjoista on yleisön saatavilla. Joistakin asiakirjoista on poistettu tiettyjä tietoja.
Kysymys: Minkälaiset tiedot voidaan kieltää yleisön tutustumiselta?
V: Julkisuudelta voidaan kieltää muun muassa puolustukseen ja turvallisuuteen liittyviä asiakirjoja, yksityisiä tietoja, väestönlaskennan raakatietoja ja Australian alkuperäiskansoihin liittyviä kulttuurisesti arkaluonteisia tietoja.
Kysymys: Ovatko jotkin kokoelmat saatavilla verkossa?
V: Kyllä, useita kokoelmia on asetettu saataville verkossa, mukaan lukien kaikki Australian sotilasasiakirjat (asiakirjat armeijassa palvelleista) toisesta buurisodasta Vietnamin sotaan sekä yli 30 vuotta vanhat maahanmuutto- ja kansalaistamisasiakirjat, jotka asetettiin saataville vuonna 2005.
