Asiakirja: määritelmä, paperiset ja digitaaliset muodot sekä dokumentointi

Asiakirja: selkeä määritelmä, paperiset ja digitaaliset muodot sekä käytännön dokumentointiohjeet arkistointiin ja yrityskäyttöön.

Tekijä: Leandro Alegsa

Asiakirja (substantiivi) on tieto, jota voidaan käyttää jonkin asian välittämiseen. Useimmiten se on paperi, joka sisältää tietoa mustemerkkien muodossa. Mutta nykyään asiakirjat voivat olla myös digitaalisia.

Dokumentoida (verbi) tarkoittaa tuottaa kohde keräämällä ja esittämällä tietoa.

Mikä on asiakirja käytännössä?

Asiakirja voi olla yksittäinen sivu, kokonainen kirje, raportti, sopimus, piirustus, sähköposti tai tietokoneella tallennettu tiedosto. Asiakirjan keskeinen ominaisuus on se, että se sisältää tietoa, jota voidaan käyttää päätöksenteossa, viestinnässä, todentamisessa tai arkistoimisessa.

Paperiset ja digitaaliset muodot

  • Paperiasiakirjat: perinteinen muoto, helposti käsin allekirjoitettava ja tarkasteltava. Paperilla oleva asiakirja voi olla virallinen todistus, lasku, sopimus tai muu dokumentti.
  • Digitaaliset asiakirjat: tiedostoina tallennettavat muodot kuten PDF, DOCX, TXT, XLSX, kuvat (JPEG, PNG) ja sähköpostit. Digitaalisuus mahdollistaa helpon kopioinnin, haun, jakamisen ja versiohallinnan.
  • Hybridimuodot: esimerkiksi skannattu paperiasiakirja, josta on luotu PDF tai OCR:llä haettava versio.

Asiakirjan elinkaari

  • Luominen: tiedon tuottaminen ja tallentaminen
  • Hyväksyminen ja allekirjoitus: tarvittaessa manuaalinen tai sähköinen allekirjoitus
  • Jakelu: tiedoksianto sisäisesti tai ulkoisesti
  • Tallennus ja säilytys: valitaan sopiva formaatti ja paikka (pilvi, palvelin, arkisto)
  • Arkistointi: pitkäaikaissäilytys, jossa huomioidaan säilytysajat ja säilytysehdot
  • Poisto tai tuhoaminen: kun säilytysaika päättyy tai asiakirja ei ole enää tarpeellinen

Laillisuus, aitous ja tietoturva

Moniin asiakirjoihin liittyy juridisia vaatimuksia. Lainsäädäntö tai organisaation ohjeet voivat määrätä säilytysajat, muotovaatimukset ja allekirjoitusedellytykset. Digitaalisissa asiakirjoissa on tärkeää varmistaa aitous (esim. sähköinen allekirjoitus), eheys (ei luvattomia muutoksia) ja luottamuksellisuus (pääsynhallinta ja salaus).

Metadata ja dokumentaation rakenne

Hyvä asiakirjahallinta sisältää myös metadataa: luontipäivämäärä, tekijä, versiotiedot, asiakirjan tyyppi ja avainsanat. Metadata helpottaa hakua, elinkaaren hallintaa ja arkistointia.

Versiohallinta ja dokumentinhallintajärjestelmät (DMS)

Erityisesti digitaalisessa ympäristössä on suositeltavaa käyttää versiohallintaa, jotta muutokset ja niiden tekijät ovat jäljitettävissä. Dokumentinhallintajärjestelmät tarjoavat keskitetyn paikan tallennukselle, hakutoiminnoille, käyttöoikeuksille ja työnkuluille.

Hyvät käytännöt asiakirjojen laatimisessa ja säilytyksessä

  • Käytä ymmärrettäviä ja yhdenmukaisia tiedostonimiä ja versiotunnuksia.
  • Lisää selkeä sisältökuvaus ja tarvittavat metatiedot.
  • Valitse kestäviä tiedostoformaatteja pitkäaikaissäilytykseen (esim. PDF/A arkistointia varten).
  • Varmuuskopioi tärkeät asiakirjat säännöllisesti ja säilytä kopiot suojatussa paikassa.
  • Hallinnoi pääsyjä ja käytä tarvittaessa salauksia tai käyttäjäoikeuksia.
  • Säilytä ja tuhoa asiakirjoja organisaation säilytysohjeiden ja voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

Dokumentointi käytännössä

Dokumentointi tarkoittaa tietojen järjestelmällistä keräämistä, tallentamista ja esittämistä niin, että tieto on myöhemmin löydettävissä ja ymmärrettävissä. Dokumentoinnin tarkoitus voi olla esimerkiksi prosessin kuvaus, virheiden seuranta, päätösten perustelu tai toimenpiteiden todentaminen.

Hyvä dokumentointi on selkeää, yhdenmukaista ja ylläpidettyä. Se sisältää riittävät tiedot kontekstista, päivämääristä, vastuuhenkilöistä ja tarvittaessa liitteistä tai lähdeviitteistä.

Yhteenveto

Asiakirjat ovat tiedon välittämisen ja säilyttämisen perusta sekä paperisina että digitaalisina. Niiden asianmukainen luominen, hallinta ja arkistointi parantavat tiedon löydettävyyttä, tukevat päätöksentekoa ja varmistavat lainmukaisuuden sekä organisaation toiminnan jatkuvuuden.

Erilaisia asiakirjoja

  • Prototyyppiset asiakirjat: Kirjeet, muistiot, oikeudelliset lomakkeet, käyttöohjeet.
  • Asiakirjat: Sanomalehdet ja aikakauslehdet
  • Kirjat: Reseptikirjat, Tietosanakirja, Sarjakuvat, Oppikirjat, Romaanit
  • Kanoniset asiakirjat: Raamattu, Ilias ja Odysseia, Veda, Ramayana, Mahabharata, Koraani, Hammurabin laki, Tao Te Ching.
  • Tapahtuma-asiakirjat: Postimerkit: Sekki, Sopimukset, Resepti, Kuitti, Lomake (asiakirja), Postimerkki.
  • Toiminnalliset asiakirjat: PDF-tiedostot, PostScript-tiedostot, XML-tiedostot, Sähköposti
  • Muut kuin prototyyppiset asiakirjat: Kartat, maalaukset, maitotölkit, muropaketit.
  • Ei-klassiset digitaaliset asiakirjat: Wiki: Verkkosivu, verkkopäiväkirja, wiki
  • Esimerkkejä rajoista: Tähtitieteilijä Carl Saganin suunnittelema Pioneer 11 -avaruusaluksen muistolaatta, jossa käytetään universaaliksi oletettua tietoa, on äärimmäinen esimerkki asiakirjasta, jonka tarkoituksena on kommunikoida avaruusolentojen kanssa. Toisaalta SETI-projektin tallentamat ja tulostamat signaalit olisivat asiakirjoja, jos niiden havaittaisiin sisältävän avaruusolentojen viestintää.
 

Jokapäiväinen käyttö

Useimmat ihmiset ymmärtävät, että kun he puhuvat asiakirjasta, sen voi nähdä asiakirjahaussa esiintyvistä konnotaatioista ja denotaatioista. Näistä käyttötavoista voidaan päätellä seuraavat tyypilliset konnotaatiot:

  • Kirjoitukset, joissa annetaan tietoa (erityisesti virallista tietoa).
  • Kaikki, mikä toimii henkilön ajattelun kuvaajana symbolisten merkkien avulla.
  • Kirjallinen todistus omistusoikeudesta tai velvoitteesta
  • Tallentaa yksityiskohtaisesti; "Vanhemmat dokumentoivat lapsensa kehityksen jokaisen vaiheen"."
  • Tietyssä muodossa oleva digitaalinen tiedosto
  • Tukea tai toimittaa viitteitä; "Voitko dokumentoida väitteesi?"
    • Tunnistus
  • Artefakti, joka täyttää oikeudellisen asiakirjan käsitteen oikeudenkäynnissä tapahtuvaa löytämistä varten.
 

Asiakirjojen elinkaaren hallintatekniikka

Asiakirjojen hallintaan tarkoitettu teknologia on kehittynyt asiakirjojen mukana. Erityisen tärkeitä ovat asiakirjojen säilyttämiseen, arkistointiin, hävittämiseen ja hallinnointiin liittyvät käytännöt. Näitä kutsutaan yhdessä asiakirjojen elinkaareksi.

  • Fyysinen säilyttäminen: Sekä perinteisessä fyysisessä muodossa että digitaalisessa fyysisessä muodossa, kuten magneettitallenteilla, olevat asiakirjat on säilytettävä fyysisesti. Tämä asiakirjojen hallintaan liittyvä näkökohta koskee esimerkiksi paperin vanhenemista (hapottoman paperin käyttöönotto on edistysaskel säilyttämisessä) ja magneettimedioiden vanhentumista.
  • Varastointi: Tämä näkökohta käsittää niukkojen resurssien, kuten hylly- ja levytilan, hallinnan ja siihen liittyvät tekniikat, kuten optimaalisen tilankäytön. Nykyaikaisissa kirjastoissa, kuten Nevadan yliopistossa ja Michiganin yliopistossa, käytetään usein monimutkaisia tilaa säästäviä tekniikoita, kuten robotisoituja hakujärjestelmiä pinoihin ja siirrettäviin kirjahyllyihin. Digitaalisessa maailmassa koko pakkaustekniikoiden tieteenalan voidaan katsoa liittyvän asiakirjojen varastointiin.
  • Kulttuurin säilyttäminen: Tähän perinteisesti kirjastonhoitajille kuuluvaan tehtävään kuuluu asiakirjojen valinta, järjestäminen ja säilyttäminen turvallisissa paikoissa. Asiakirjojen elinkaaren hallinnan tämän osan merkitys näkyy historiallisten tapahtumien, kuten Aleksandrian kirjaston polttamisen, vaikutuksesta. Nykyään kirjasto- ja informaatiotieteestä on kehittynyt tärkeä akateeminen tieteenala.
  • Bibliometria: Bibliometriikka: Tämä asiakirjahallinnan osa-alue käsittää indeksoinnin, tilastojen ja taksonomioiden tuottamisen sekä suurten asiakirjakokoelmien käytettävyyden parantamisen. Tämän hallintatekniikan nykyhistoria juontaa juurensa Melvil Deweyyn ja Dewey Decimal System -järjestelmään. Nykyään bibliometriikan tiede keskittyy suurelta osin sähköisten teknologioiden vaikutusten hallintaan. Tältä osin on käsiteltävä myös ISBN-numeroita, Library of Congressin tietoja ja muita standardeja.
  • Digitaalisen sisällön hallinta: Digitaalisen sisällön räjähdysmäinen lisääntyminen on johtanut siihen, että on kehitetty tekniikoita, joilla voidaan hallita suuria kokoelmia organisaatioiden tuottamaa digitaalista tietoa. Tällaisten järjestelmien on hallittava pääsynvalvontaa ja käyttöoikeuksia, useita sähköisiä muotoja, oltava yhteydessä tulostusinfrastruktuuriin ja mahdollistettava asiakirjojen yhteistoiminnalliset työnkulut.
  • Digitaalisen ja fyysisen vuorovaikutuksen hallinta: Niin kauan kuin sekä paperiset että digitaaliset asiakirjat säilyttävät arvonsa, niiden vuorovaikutuksen hallintaan tarvitaan nykyaikaisia hallintatekniikoita. Keskeistä tässä hallinnassa on fyysisten asiakirjojen laajamittainen ja järjestelmällinen skannaaminen (kuten Googlen kirjojen skannaushanke).
  • Tuhoaminen: Paperisten ja sähköisten asiakirjojen hävittämisestä on tullut yhä tärkeämpää huolehtia, koska identiteettivarkaudet, yritysskandaalit ja yksityisyyden suojaa koskevat huolenaiheet ovat lisääntyneet. Silppureiden kaltaisilla tekniikoilla on oma roolinsa, samoin kuin sähköisten asiakirjojen todennettavissa olevilla tuhoamisprosesseilla, joilla varmistetaan yksityisyyden suojaa koskevien lakien noudattaminen.
  • Turvallisuus: Shannonin informaatioteoria on johtanut kokonaiseen tieteenalaan, joka käsittelee asiakirjojen turvallisuutta ja siihen liittyviä tekniikoita, kuten salausta, sekä fyysisempiä turvaominaisuuksia, kuten vesileimoja ja valuutta-asiakirjojen suojaamista väärentämiseltä.
  • Kuljetus: Koko postijärjestelmä sekä nykyaikaiset kuriirijärjestelmät perustuvat suurelta osin tarpeeseen siirtää asiakirjoja fyysisesti paikasta toiseen.
 

Aiheeseen liittyvät sivut

 

Kysymyksiä ja vastauksia

Q: Mikä on asiakirja?



A: Asiakirja on tietopaketti, jota käytetään jonkin asian välittämiseen.

K: Missä muodossa asiakirja yleensä on?



V: Tavallisesti asiakirja on paperin muotoinen, ja siinä on tietoja mustemerkkien muodossa.

K: Voivatko asiakirjat olla digitaalisia?



V: Kyllä, nykyään asiakirjat voivat olla myös digitaalisia.

K: Mitä tarkoittaa asiakirjan laatiminen?



V: Jonkin asian dokumentoiminen tarkoittaa esineen tuottamista keräämällä ja esittämällä tietoa.

K: Mitä eroa on asiakirjalla ja dokumentoinnilla?



V: Asiakirja on yksittäinen tieto, kun taas dokumentointi tarkoittaa asiakirjojen luomisen ja ylläpitämisen prosessia tai käytäntöä.

K: Voidaanko valokuvia pitää asiakirjoina?



V: Kyllä, valokuvia voidaan pitää asiakirjoina, jos ne sisältävät tietoa, joka viestii jotain.

K: Mikä on tiedon dokumentoinnin merkitys?



V: Tiedon dokumentointi on tärkeää, koska se tallentaa tapahtumat, auttaa viestinnässä ja voi auttaa päätöksentekoprosesseissa.


Etsiä
AlegsaOnline.com - 2020 / 2025 - License CC3