Asiakirja

Erilaisia asiakirjoja

• Prototyyppiset asiakirjat: Kirjeet, muistiot, oikeudelliset lomakkeet, käyttöohjeet.
• Asiakirjat: Sanomalehdet ja aikakauslehdet
• Kirjat: Reseptikirjat, Tietosanakirja, Sarjakuvat, Oppikirjat, Romaanit
• Kanoniset asiakirjat: Raamattu, Ilias ja Odysseia, Veda, Ramayana, Mahabharata, Koraani, Hammurabin laki, Tao Te Ching.
• Tapahtuma-asiakirjat: Postimerkit: Sekki, Sopimukset, Resepti, Kuitti, Lomake (asiakirja), Postimerkki.
• Toiminnalliset asiakirjat: PDF-tiedostot, PostScript-tiedostot, XML-tiedostot, Sähköposti
• Muut kuin prototyyppiset asiakirjat: Kartat, maalaukset, maitotölkit, muropaketit.
• Ei-klassiset digitaaliset asiakirjat: Wiki: Verkkosivu, verkkopäiväkirja, wiki
• Esimerkkejä rajoista: Tähtitieteilijä Carl Saganin suunnittelema Pioneer 11 -avaruusaluksen muistolaatta, jossa käytetään universaaliksi oletettua tietoa, on äärimmäinen esimerkki asiakirjasta, jonka tarkoituksena on kommunikoida avaruusolentojen kanssa. Toisaalta SETI-projektin tallentamat ja tulostamat signaalit olisivat asiakirjoja, jos niiden havaittaisiin sisältävän avaruusolentojen viestintää.

Jokapäiväinen käyttö

Useimmat ihmiset ymmärtävät, että kun he puhuvat asiakirjasta, sen voi nähdä asiakirjahaussa esiintyvistä konnotaatioista ja denotaatioista. Näistä käyttötavoista voidaan päätellä seuraavat tyypilliset konnotaatiot:

• Kirjoitukset, joissa annetaan tietoa (erityisesti virallista tietoa).
• Kaikki, mikä toimii henkilön ajattelun kuvaajana symbolisten merkkien avulla.
• Kirjallinen todistus omistusoikeudesta tai velvoitteesta
• Tallentaa yksityiskohtaisesti; "Vanhemmat dokumentoivat lapsensa kehityksen jokaisen vaiheen"."
• Tietyssä muodossa oleva digitaalinen tiedosto
• Tukea tai toimittaa viitteitä; "Voitko dokumentoida väitteesi?"
• Tunnistus
• Artefakti, joka täyttää oikeudellisen asiakirjan käsitteen oikeudenkäynnissä tapahtuvaa löytämistä varten.

Asiakirjojen elinkaaren hallintatekniikka

Asiakirjojen hallintaan tarkoitettu teknologia on kehittynyt asiakirjojen mukana. Erityisen tärkeitä ovat asiakirjojen säilyttämiseen, arkistointiin, hävittämiseen ja hallinnointiin liittyvät käytännöt. Näitä kutsutaan yhdessä asiakirjojen elinkaareksi.

• Fyysinen säilyttäminen: Sekä perinteisessä fyysisessä muodossa että digitaalisessa fyysisessä muodossa, kuten magneettitallenteilla, olevat asiakirjat on säilytettävä fyysisesti. Tämä asiakirjojen hallintaan liittyvä näkökohta koskee esimerkiksi paperin vanhenemista (hapottoman paperin käyttöönotto on edistysaskel säilyttämisessä) ja magneettimedioiden vanhentumista.

• Varastointi: Tämä näkökohta käsittää niukkojen resurssien, kuten hylly- ja levytilan, hallinnan ja siihen liittyvät tekniikat, kuten optimaalisen tilankäytön. Nykyaikaisissa kirjastoissa, kuten Nevadan yliopistossa ja Michiganin yliopistossa, käytetään usein monimutkaisia tilaa säästäviä tekniikoita, kuten robotisoituja hakujärjestelmiä pinoihin ja siirrettäviin kirjahyllyihin. Digitaalisessa maailmassa koko pakkaustekniikoiden tieteenalan voidaan katsoa liittyvän asiakirjojen varastointiin.

• Kulttuurin säilyttäminen: Tähän perinteisesti kirjastonhoitajille kuuluvaan tehtävään kuuluu asiakirjojen valinta, järjestäminen ja säilyttäminen turvallisissa paikoissa. Asiakirjojen elinkaaren hallinnan tämän osan merkitys näkyy historiallisten tapahtumien, kuten Aleksandrian kirjaston polttamisen, vaikutuksesta. Nykyään kirjasto- ja informaatiotieteestä on kehittynyt tärkeä akateeminen tieteenala.

• Bibliometria: Bibliometriikka: Tämä asiakirjahallinnan osa-alue käsittää indeksoinnin, tilastojen ja taksonomioiden tuottamisen sekä suurten asiakirjakokoelmien käytettävyyden parantamisen. Tämän hallintatekniikan nykyhistoria juontaa juurensa Melvil Deweyyn ja Dewey Decimal System -järjestelmään. Nykyään bibliometriikan tiede keskittyy suurelta osin sähköisten teknologioiden vaikutusten hallintaan. Tältä osin on käsiteltävä myös ISBN-numeroita, Library of Congressin tietoja ja muita standardeja.

• Digitaalisen sisällön hallinta: Digitaalisen sisällön räjähdysmäinen lisääntyminen on johtanut siihen, että on kehitetty tekniikoita, joilla voidaan hallita suuria kokoelmia organisaatioiden tuottamaa digitaalista tietoa. Tällaisten järjestelmien on hallittava pääsynvalvontaa ja käyttöoikeuksia, useita sähköisiä muotoja, oltava yhteydessä tulostusinfrastruktuuriin ja mahdollistettava asiakirjojen yhteistoiminnalliset työnkulut.

• Digitaalisen ja fyysisen vuorovaikutuksen hallinta: Niin kauan kuin sekä paperiset että digitaaliset asiakirjat säilyttävät arvonsa, niiden vuorovaikutuksen hallintaan tarvitaan nykyaikaisia hallintatekniikoita. Keskeistä tässä hallinnassa on fyysisten asiakirjojen laajamittainen ja järjestelmällinen skannaaminen (kuten Googlen kirjojen skannaushanke).

• Tuhoaminen: Paperisten ja sähköisten asiakirjojen hävittämisestä on tullut yhä tärkeämpää huolehtia, koska identiteettivarkaudet, yritysskandaalit ja yksityisyyden suojaa koskevat huolenaiheet ovat lisääntyneet. Silppureiden kaltaisilla tekniikoilla on oma roolinsa, samoin kuin sähköisten asiakirjojen todennettavissa olevilla tuhoamisprosesseilla, joilla varmistetaan yksityisyyden suojaa koskevien lakien noudattaminen.

• Turvallisuus: Shannonin informaatioteoria on johtanut kokonaiseen tieteenalaan, joka käsittelee asiakirjojen turvallisuutta ja siihen liittyviä tekniikoita, kuten salausta, sekä fyysisempiä turvaominaisuuksia, kuten vesileimoja ja valuutta-asiakirjojen suojaamista väärentämiseltä.

• Kuljetus: Koko postijärjestelmä sekä nykyaikaiset kuriirijärjestelmät perustuvat suurelta osin tarpeeseen siirtää asiakirjoja fyysisesti paikasta toiseen.

Aiheeseen liittyvät sivut

• Kirja
• Valaistu käsikirjoitus
• Tiiviste (laite)
• Kirjoituskone